Cash-Modul für Aleph

Praktische Zusatzmodule für Aleph erleichtern die Arbeit

Die Mahnfunktion für zuverlässige Gebühreneinnahmen

Das Cash-Modul ist ein Plugin für Aleph 500, mit dem sich das Mahnverfahren für Gebühren und Außenstände automatisieren lässt. Es greift auf die Gebührenfunktion des Ausleihemoduls von Aleph zu und versendet automatisch Mahnungen an die Nutzer, wenn diese die für verspätete Rückgaben, Porto, Kopien, ILL-Ausleihen oder sonstige Leistungen anfallenden Gebühren nicht fristgerecht zahlen.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen lassen sich frei gestalten. Sie werden zum vorgewählten Zeitpunkt automatisch per E-Mail verschickt oder für den Briefversand ausgedruckt. Werden die Gebühren nach einer vorgegebenen Anzahl Mahnungen nicht gezahlt, wird der Datensatz an die Buchhaltung übergeben, die dann ein Inkassoverfahren einleiten kann.

Berichte und Schlüsseldaten

Im Cash-Modul kann zu jedem Bibliotheksnutzer eine Übersicht über die aktuellen Außenstände, Gebührenarten, Mahnungen und den Korrespondenzverlauf abgerufen werden. Alle Mahnschreiben werden im System hinterlegt und sind jederzeit abrufbar. Das Modul stellt eine Freitext-Suchfunktion bereit.

Das Cash-Modul verarbeitet folgende Schlüsseldaten:

Das Cash-Modul für Aleph 500 hilft beim Eintreiben von Gebühren

Nutzerdaten:

  • Systeminterne Nutzernummer (PID)
  • Kunden- oder Ausweisnummer (ID)
  • Name
  • Adresse (Anschrift und E-Mail)

Abrechnungsdaten:

 

  • Gebührencode
  • Titel
  • Beschreibung
  • Erstelldatum des Abrechnungsvorgangs
  • Buchungsstelle/Filiale
  • Betrag
Kein effektiver Gebührenüberblick in Aleph

Aleph selbst stellt keine effektiven Instrumente für die Gebühreneintreibung bereit. Für die Ausstellung von Zahlungsaufforderungen gibt es nur eine rudimentäre Funktion. Zwar lassen sich in Aleph Nutzer sperren, wenn ihre Gebührenrückstände einen zuvor festgelegten Betrag übersteigen, jedoch gilt hier standardmäßig eine Verjährungsfrist von drei Jahren.

Entwickelt für die Königliche Bibliothek in Kopenhagen

Das Cash-Modul wurde von JPC Data in enger Zusammenarbeit mit der Königlichen Bibliothek in Kopenhagen entwickelt, wo es sich seit 2014 im täglichen Einsatz bewährt hat. Durch die Einführung des Moduls konnte ein erheblicher Betrag an ausstehenden Gebühren eingetrieben werden. Falls Sie Interesse an einem Erfahrungsbericht haben, stellen wir gern den Kontakt zur Königlichen Bibliothek her.

Weitere Plugin-Module für Aleph

Wir haben weitere Plugin-Module für Aleph 500 entwickelt, die die Arbeit von Bibliotheken erleichtern, darunter Module für den E-Mail-Verkehr, die Exemplarverwaltung und die Einforderung von Pflichtexemplaren. Gern entwickeln wir weitere Plugins, die auf Ihren Bedarf zugeschnitten sind – sprechen Sie mit uns!

Weitere Informationen erhalten Sie bei Carsten Dibbern unter Tel. +45 4084 7900 – oder nutzen Sie unser Kontaktformular.